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Come diventare esperti di software gestionale in sei minuti e dodici secondi.
… e noi che abbiamo impiegato vent’anni…
Un’azienda soddisfa le necessità dei propri clienti, in almeno uno di questi punti:
- vendendogli articoli
comperandoli da altre aziende (azienda commerciale)
oppure producendoli (azienda di produzione)
- svolgendo servizi (azienda di servizi)
vendendogli tempo
Il software gestionale aiuta l’azienda a svolgere queste attività.
Il punto di partenza è la domanda dei clienti (i loro ordini).
Il software
• può prevederla
• propone ciò che bisogna fare per soddisfarla
• registra ciò che si è deciso di fare
• registra ciò che si è fatto
Le cose che bisogna fare sono:
• Acquistare
• Produrre (e per farlo consumare tempo e materiali)
• Spostare
• Spedire
• Pagare e farsi pagare
Innanzi tutto è necessario descrivere le entità coinvolte
• Enti: a chi si vende e da chi si compera (Clienti e Fornitori)
• Articoli (ciò che si vende e si compera) con distinta (gli altri articoli che servono per realizzarli) e ciclo (le operazioni che si devono eseguire per ottenerli)
• Organizzazione logistica: come è divisa l’azienda (magazzini, aree, ubicazioni), per conoscere dove si trovano gli articoli (com’è distribuita la loro giacenza)
• Risorse produttive: le persone e gli strumenti per realizzare gli articoli (dipendenti, centri di lavoro, macchine, attrezzi)
Importante:
la descrizione delle entità coinvolte non è univoca; le scelte compiute condizioneranno pesantemente il volume e il livello di dettaglio delle informazioni da trattare.
Le risposte più importanti che bisogna dare sono:
- Cosa codificare come articolo (la stessa resistenza di due marche diverse è lo stesso articolo o sono due articoli diversi?)
- Come strutturare la distinta e il ciclo: se per ottenere un articolo occorre forare una barra di ferro e poi verniciarla, si deve decidere se codificare, come articolo intermedio, la barra forata ma non verniciata, oppure “nasconderlo” nel ciclo.
- Come suddividere logisticamente l’azienda: ci si può limitare ad un’unica area, e quindi avere un solo valore di giacenza, oppure arrivare a definire la singola cella di ubicazione. Dipende dal livello di precisione che si riesce realisticamente a garantire.
Per ogni entità si inseriscono informazioni:
Utilizzate quotidianamente nell’applicazione (i minuti per verniciare un articolo)
Accessorie (Nome del responsabile EDP di un Cliente): per mandargli una mail di Buone Feste.
Le attività quotidiane si sviluppano in questo modo:
- Ordini clienti (Ciclo attivo)
• Gestione previsioni
• Inserimento ordini
- Pianificazione materiali (MRP)
L’insieme degli ordini clienti e delle previsioni (in tutte le combinazioni possibili) costituisce la domanda indipendente.
Per soddisfarla l’MRP suggerisce di emettere
• Ordini di acquisto
• Ordini di produzione
- Ordini di acquisto (Ciclo passivo)
• Inserimento ordini (eventualmente a partire dai suggerimenti dell’MRP)
• Ricevimento
• Collaudo (se previsto dal controllo qualità)
• Spostamento nell’area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
• Registrazione dell’acquisto in contabilità
- Ordini di produzione (Ciclo interno)
• Inserimento ordini (eventualmente a partire dai suggerimenti dell’MRP)
• Per ogni ordine, che ha come scopo la produzione di un articolo (assieme)
– Generazione automatica dei suoi impegni materiali: gli articoli (componenti) necessari per realizzarlo, ciascuno con la quantità prevista
– Creazione automatica dei suoi impegni risorse: le operazioni necessarie per realizzarlo, ciascuna con il tempo previsto
• Schedulazione degli impegni risorse per decidere l’ordine con cui eseguire gli impegni risorse
• Spostamento dei componenti nell’area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
• Prelievi componenti (che consumano gli impegni materiali)
• Dichiarazioni attività eseguite (che consumano gli impegni risorse)
• Versamento assiemi a magazzino man mano che vengono prodotti
• Collaudo (se previsto dal controllo qualità)
• Spostamento nell’area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
- Spedizioni (Ciclo attivo)
• Decisione di che cosa spedire (eventualmente con un calcolo di evadibilità)
• Spostamento in area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
• Preparazione documenti di spedizione (DDT, packing list, ecc…)
• Dichiarazione di avvenuta spedizione
• Fatturazione
• Calcolo provvigioni, royalties, diritti d’autore, ecc…
• Registrazione in contabilità
- Contabilità
• Registrazioni dei pagamenti dai clienti
• Registrazioni dei pagamenti ai fornitori e ai dipendenti
• Adempimenti degli obblighi fiscali
10 commenti su “Come diventare esperti di software gestionale in sei minuti e dodici secondi”
Come sempre essenziale e preciso. Mi ricordi tanto un bellissimo concorso fatto dalla domenica al Sole 24ore: riassunto di un libro in 160 caratteri. Grazie Guido. Bello spunto di riflessione su come sintetizzare tanti concetti in un unica “pagina”
Chiaro e elegante. Descrive bene la struttura di un’azienda
Ecco una ottima bussola per orientarsi nell’analisi dei tipici processi aziendali.
E’ signficativo che i commenti positivi (che ringrazio) a questo post sono stati scritti tutti da chi ne conosce a menadito i temi (ci lavora a far poco da quindici anni).
Mi viene fatto di pensare che non si scrive soltanto per chi non conosce le cose, ma anche per chi le conosce, e ogni tanto deve fermarsi un attimo, tirare il fiato, guardare verso il basso la strada che l’ha portato al punto in cui si trova, prima di riprendere (speriamo un po’più rinfrancato ) la salita.
Nell’epoca del “fabbrica 4.0” e della logistica “visual”, è utile ricordare ogni tanto da dove veniamo !
Per chi come me è sempre stato quasi solo “tecnico” è un ottimo articolo per orientarsi e ricapitolare “come funziona” un’azienda.
Grazie Guido! Aspetto il prossimo 🙂
Bell’articolo Guido.
Traccia bene i fondamentali.
Leggo con piacere e applaudo per la pulizia del racconto. Merita un posto in bacheca dal cliente o una ns news con il titolo: ti ricordi di aver fatto questo…
Da capire a chi è rivola questa guida. “Come diventare esperti di software gestionale for dummies”? Esperti del settore? Proprietari di azienda che cercano un sistema gestionale? In ogni caso la sintesi non è male.
Mi sembra un ottima sintesi, che organizza e chiarisce da un punto di vista logico/temporale, fenomeni che sembrano noti, ma che non sempre si riesce a collocare nella corretta sequenza.
Se posso permettermi, da vecchio ragioniere, aggiungerei nel capitolo “Contabilità” un riferimento al “Controllo di Gestione”, soprattutto relativamente alla stesura e controllo di Budget. Anche in questo caso con il supporto fondamentale del sofware gestionale.
Massimo