Come diventare esperti di software gestionale in sei minuti e dodici secondi.
… e noi che abbiamo impiegato vent’anni…

 

Un’azienda soddisfa le necessità dei propri clienti, in almeno uno di questi punti:

  • vendendogli articoli
    comperandoli da altre aziende (azienda commerciale)
    oppure producendoli (azienda di produzione)

 

  • svolgendo servizi (azienda di servizi)
    vendendogli tempo

 

Il software gestionale aiuta l’azienda a svolgere queste attività.

Il punto di partenza è la domanda dei clienti (i loro ordini).

Il software
• può prevederla
• propone ciò che bisogna fare per soddisfarla
• registra ciò che si è deciso di fare
• registra ciò che si è fatto

Le cose che bisogna fare sono:
• Acquistare
• Produrre (e per farlo consumare tempo e materiali)
• Spostare
• Spedire
• Pagare e farsi pagare

Innanzi tutto è necessario descrivere le entità coinvolte
• Enti: a chi si vende e da chi si compera (Clienti e Fornitori)
• Articoli (ciò che si vende e si compera) con distinta (gli altri articoli che servono per realizzarli) e ciclo (le operazioni che si devono eseguire per ottenerli)
• Organizzazione logistica: come è divisa l’azienda (magazzini, aree, ubicazioni), per conoscere dove si trovano gli articoli (com’è distribuita la loro giacenza)
• Risorse produttive: le persone e gli strumenti per realizzare gli articoli (dipendenti, centri di lavoro, macchine, attrezzi)

Importante:

la descrizione delle entità coinvolte non è univoca; le scelte compiute condizioneranno pesantemente il volume e il livello di dettaglio delle informazioni da trattare.
Le risposte più importanti che bisogna dare sono:

  • Cosa codificare come articolo (la stessa resistenza di due marche diverse è lo stesso articolo o sono due articoli diversi?)
  • Come strutturare la distinta e il ciclo: se per ottenere un articolo occorre forare una barra di ferro e poi verniciarla, si deve decidere se codificare, come articolo intermedio, la barra forata ma non verniciata, oppure “nasconderlo” nel ciclo.
  •  Come suddividere logisticamente l’azienda: ci si può limitare ad un’unica area, e quindi avere un solo valore di giacenza, oppure arrivare a definire la singola cella di ubicazione. Dipende dal livello di precisione che si riesce realisticamente a garantire.

Per ogni entità si inseriscono informazioni:

Utilizzate quotidianamente nell’applicazione (i minuti per verniciare un articolo)
Accessorie (Nome del responsabile EDP di un Cliente): per mandargli una mail di Buone Feste.

 

Le attività quotidiane si sviluppano in questo modo:

 

  • Ordini clienti (Ciclo attivo)
    • Gestione previsioni
    • Inserimento ordini

 

  • Pianificazione materiali (MRP)
    L’insieme degli ordini clienti e delle previsioni (in tutte le combinazioni possibili) costituisce la domanda indipendente.
    Per soddisfarla l’MRP suggerisce di emettere
    • Ordini di acquisto
    • Ordini di produzione

 

  • Ordini di acquisto (Ciclo passivo)
    • Inserimento ordini (eventualmente a partire dai suggerimenti dell’MRP)
    • Ricevimento
    • Collaudo (se previsto dal controllo qualità)
    • Spostamento nell’area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
    • Registrazione dell’acquisto in contabilità

 

  • Ordini di produzione (Ciclo interno)
    • Inserimento ordini (eventualmente a partire dai suggerimenti dell’MRP)
    • Per ogni ordine, che ha come scopo la produzione di un articolo (assieme)
    – Generazione automatica dei suoi impegni materiali: gli articoli (componenti) necessari per realizzarlo,                    ciascuno con la quantità prevista
    – Creazione automatica dei suoi impegni risorse: le operazioni necessarie per realizzarlo, ciascuna con il  tempo previsto
    • Schedulazione degli impegni risorse per decidere l’ordine con cui eseguire gli impegni risorse
    • Spostamento dei componenti nell’area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
    • Prelievi componenti (che consumano gli impegni materiali)
    • Dichiarazioni attività eseguite (che consumano gli impegni risorse)
    • Versamento assiemi a magazzino man mano che vengono prodotti
    • Collaudo (se previsto dal controllo qualità)
    • Spostamento nell’area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)

 

  • Spedizioni (Ciclo attivo)
    • Decisione di che cosa spedire (eventualmente con un calcolo di evadibilità)
    • Spostamento in area opportuna (se previsto dall’organizzazione logistica)
    • Preparazione documenti di spedizione (DDT, packing list, ecc…)
    • Dichiarazione di avvenuta spedizione
    • Fatturazione
    • Calcolo provvigioni, royalties, diritti d’autore, ecc…
    • Registrazione in contabilità

 

  • Contabilità
    • Registrazioni dei pagamenti dai clienti
    • Registrazioni dei pagamenti ai fornitori e ai dipendenti
    • Adempimenti degli obblighi fiscali