Il TODO non è semplicemente una gestione di progetti, non serve solo per pianificare le cose da fare, ma anche per riorganizzarle rispetto alla comunicazione di un’urgenza. Serve anche per notificare l’inizio di attività e gli stati di avanzamento via mail a te, ai tuoi colleghi ed a tutte le persone coinvolte, anche se non fanno parte dell’azienda.

Pensate ad esempio di dover gestire un progetto a cui stanno lavorando diverse persone, interne ed esterne all’azienda, che si scambiano email,  file di progetto, link: tutte queste informazioni vengono registrate automaticamente all’interno del modulo senza dover necessariamente accedere al sistema, ma semplicemente usando uno strumento familiare come la posta elettronica. Oltre a tutte le persone coinvolte, ogni attività viene notificata al responsabile del progetto e ad un eventuale responsabile del reparto.

Cruscotto

Non rimandare a domani quel che puoi fare oggi non è un proverbio sempre valido, se la cosa che dovevi fare oggi non è più così urgente, soprattutto se hai modo di sapere tempestivamente che c’è qualcos’altro di più urgente.

Il cruscotto dei TODO serve soprattutto per avere sotto controllo quel che tutti devono fare, con un’attenzione particolare alle emergenze, per l’avanzamento schedulato dei progetti tramite:

  • visualizzazione in lista/calendario
  • kanban board
  • statistiche e grafici

Cosa è

Il TODO è l’oggetto standard H3£TDO, è semplicemente una cosa da fare all’interno di un progetto ed i concetti chiave sono:

  • il progetto (scrum)
  • i responsabili di progetto
  • stato del todo e transizioni di stato
  • la priorità
  • due-date e scadenza
  • i tag
  • i partecipanti (anche esterni all’azienda)
  • i commenti (esterni o privati)
  • registrazione degli scambi di email (centralizzato nel punto precedente come commenti esterni)
  • la todo list (i singoli task da eseguire)
  • le attività svolte su un todo
  • notifiche push e/o email (per qualsiasi variazione effettuata di cui sopra)
  • file allegati (direttamente nel TODO o via email)

Come funziona

L’inserimento prevede che possano esserci degli allegati ed è disponibile praticamente ovunque: può avvenire via web dall’ambiente applicativo, dall’area riservata, da un form pubblico, come da una mail o da un bot richiamato da un’applicazione (per esempio il nostro invia segnalazione). La facilità di inserimento, l’estrema configurabilità, per esempio gli stati di avanzamento sono definibili a piacere, la tempestività delle notifiche, ai responsabili viene immediatamente notificato l’inserimento, l’ha portato ad essere utilizzato anche per la gestione di ticketing.

L’assegnazione del TODO a qualcuno può avvenire ovviamente via web o semplicemente rispondendo alla mail, scrivendo per esempio l’azione “#ASSEGNA BERTONI“.

Tutti i successivi cambi di stato, comunicazioni email ecc. vengono notificati a tutte le persone interessate e rispondendo all’email possono eseguire azioni personalizzabili come quella di cui sopra, piuttosto che inserire commenti, anche con allegati. Il tutto viene memorizzato ed è consultabile cronologicamente.

Flessibilità

Per l’installazione è tutto rilasciato nell’oggetto standard SU CQ_007, per cominciare ad usarlo basta inserire nell’apposita tabella CPG dei progetti (o scrum).

Se si vuole utilizzare la gestione automatica delle email (BOT) è sufficiente inserire i normali parametri di configurazione dell’email come in qualsiasi client di posta elettronica, gli altri parametri sono predisposti per essere utilizzati con ciò che è rilasciato nello standard.

Anticipavo sopra che è estremamente configurabile, se necessario è possibile definire una particolare risalita dell’indirizzo email>referente>ente (per esempio nel nostro caso CNNOM per i ticket CNCOL per i TODO), gli eventuali parametri per le notifiche A17 se si vogliono soluzioni particolari rispetto a quelle rilasciate, oltre ad eventuali parametri specifici nella tabella CPG per differenziare la gestione nei vari progetti. E’ possibile anche per esempio definire una casella di posta elettronica specifica per ogni progetto.

Riepilogando, per cominciare ad usarlo non serve null’altro, basta inserire un progetto in tabella CPG e compilare i parametri di configurazione qui sopra, lo script A37 e la relativa exit di gestione email sono già rilasciate nell’SU CQ_007 e lato provider è sufficiente aggiornarlo per avere il plugin di ascolto delle caselle di posta elettronica.